Stadsreceptie aanvragen

Heeft je vereniging iets te vieren? Organiseer je een mooi event in Torhout? Of stap je in het huwelijksbootje? Er zijn een aantal activiteiten waarbij het lokaal bestuur zijn burgers graag in de bloemetjes zet. Hieronder vind je alvast de voorwaarden waaraan je moet voldoen om in aanmerking te komen voor een stadreceptie. Aanvragen van een receptie kan via onderstaand aanvraagformulier. Voor bijkomende vragen kun je terecht bij het onthaal van het stadskantoor.

Categorie recepties

Recepties worden voor maximum 200 personen aangeboden naar aanleiding van:

  • Een viering per 10 en per 25-jarig bestaan van een erkende Torhoutse vereniging, met een minimum van 25 jaar: 25 - 30 - 40 - 50 - 60 - 70 - 75 - 80 - 90 - 100 - … jaar.
  • Een gezamenlijke viering van 50- of 60-jarigen, genomen op initiatief van een inwoner van Torhout. Na de leeftijd van 60 kan dit om de vijf jaar.
  • Een culturele, toeristische, sportieve, sociale of andere activiteit die ofwel:
    • een zekere uitstraling bieden aan de stad,
    • een duidelijke link met Torhout bevatten,
    • een initiatief zijn van een Torhoutse inwoner of erkende vereniging.

Huwelijkrecepties

Huwelijkrecepties vallen niet onder de categorie van externe recepties en moeten niet aangevraagd worden via het "aanvraagformulier externe Recepties". Bij het sluiten van een burgerlijk huwelijk dat kan doorgaan in de Raadzaal van het Vrijetijdshuis of de Seminariezaal van het Stadskantoor kan er na afloop van het huwelijk aan elke genodigde één consumptie worden aangeboden. Dit voor een maximum aantal aanwezigen van 40 personen. Bij het aangeven van het huwelijk en de huwelijksaangifte bij een ambtenaar van de burgerlijks stand zal alles besproken worden.

Beschikbare gebouwen

De aangevraagde recepties kunnen door gaan in één van de volgende locaties:

  • Het Vrijetijdshuis (Markt 1)
  • Het Stadskantoor (Aartrijkestraat 11B)
  • Club de B ('s Gravenwinkelstraat 5)
  • De Mast (Industrielaan 2)

Het kan uitzonderlijk op een andere locatie dan één van de bovenvermelde locaties op voorwaarde dat de aanvraag schriftelijk gemotiveerd wordt en elektriciteit/watervoorziening binnen handbereik is.

Voorziene dranken

De aangeboden dranken zijn water, fruitsap, witte wijn, Thouroutenaere bier en alcoholvrij bier.

Bediening en materiaal

Bediening is mogelijk door de stadshost en/of stadshostessen (1 per 50 genodigden). Er zijn twee mogelijkheden: 1 consumptie per persoon of exact 1 uur lang bediening.

  • Bij bediening van een receptie die doorgaat op de standaardlocatie staat de stadshost in voor het vervoer en de opstelling van het receptiemateriaal (drank, glazen, bartafels en banner met stadslogo). Indien hij hiertoe verhinderd is of indien de receptie op een externe locatie doorgaat, zal er steeds contact opgenomen worden met de aanvrager voor andere afspraken hieromtrent.
  • Indien er geen bediening wordt voorzien, staat de aanvrager steeds zelf in voor het op- en afhalen van het receptiemateriaal. In dit geval gaat het enkel om de dranken en de banner met het stadslogo. Geen glazen.

Voorwaarden

  • De aanvraag in bijlage wordt steeds ingediend op recepties@torhout.be ten laatste 30 dagen voor de datum van de receptie.
  • De aanvrager van de receptie verbindt zich er toe de Torhoutse gemeenteraad uit te nodigen voor de receptie aangeboden door het Lokaal Bestuur Torhout. Dit kan door een uitnodiging te sturen naar recepties@torhout.be.
  • De aanvrager vermeldt op de uitnodiging of andere publicaties dat de receptie aangeboden wordt door Lokaal Bestuur Torhout, dit in combinatie met het stadslogo dat verkregen kan worden via communicatie@torhout.be.