Fuif organiseren

Organiseer jij binnenkort een fuif en heb je nog enkele vragen waar je geen antwoord op weet? Dan kan deze pagina je zeker verder helpen!

Bovendien vat Formaat alle informatie voor organisatoren van muziekevenementen mooi samen op de website Ikorganiseer. Neem zeker een kijkje!

Vond je nog geen antwoord op je vraag? Aarzel dan zeker niet om contact op te nemen met de jeugddienst. 

Evenementenfiche

De eerste stap bij het organiseren van eender welk evenement in Torhout, is het invullen van de evenementenfiche. Zo breng je het Lokaal Bestuur op de hoogte van je plannen, dit in het kader van noodplanning. Dit is noodzakelijk om toestemming te krijgen. Je vult je evenementenfiche zo goed mogelijk in. Als er hier vragen bij zijn, zal je gecontacteerd worden. Zo niet, kan je er van uitgaan dat het evenement door kan gaan.

Je kan een blanco evenementenfiche downloaden onderaan deze pagina. Bij voorkeur mail je deze ingevulde fiche naar info@torhout.be en naar pz.kouter.hhoo@police.belgium.eu.

Doe dit zo snel mogelijk! Voor grote evenementen (meer dan 500 bezoekers naar schatting) doe je dit zeker twee maand op voorhand. Voor kleinere evenementen doe je dit minstens één maand op voorhand.

Veiligheidsoverleg

Op basis van de evenementenfiche is het mogelijk dat je uitgenodigd wordt voor een veiligheidsoverleg. Dit is een overleg met de burgemeester, afgevaardigde van de politie, de veiligheids- en preventieambtenaar en de jeugdconsulent. Op dit overleg worden in ongeveer een halfuur een aantal veiligheidsmaatregelen besproken, zoals maximumcapaciteit, verkeersmaatregelen, het voorkomen van geluidshinder, professionele bewakingagenten enzovoort.

Uitleendienst Lokaal Bestuur Torhout

Erkende Torhoutse (jeugd)verenigingen kunnen voordelig materiaal uitlenen van de uitleendienst. Denk maar aan audiovisueel materiaal, podiumelementen, verlengkabels, walkie-talkies, nadars... Het reservatieformulier, de tarieven en het reglement vind je hier.

Heb respect voor het materiaal: kom de afgesproken termijnen na en lever het materiaal proper terug in. Is er een probleem met een van de materialen, breng Peter op de hoogte!

Uitleendienst Provincie West-Vlaanderen

Naast de uitleendienst van Torhout, kan elke West-Vlaamse vereniging of organisatie materiaal ontlenen bij de Provinciale Uitleendienst. Commerciële en particuliere organisaties komen niet in aanmerking. Op de website maak je eerst een gratis account aan. Overzicht van uit te lenen materiaal, tarieven en reglement vind je hier.

Ook het materiaal van de uitleendienst behandel je uiteraard met respect: kom de afgesproken termijnen na en lever het materiaal proper terug in.

Leeftijdsbandjes

Als organisator van een fuif ben jij mede verantwoordelijk dat de wetgeving rond alcoholgebruik bij minderjarigen gerespecteerd wordt. Twijfel je over wat je wel en niet mag schenken aan minderjarigen? Hier legt Fuifpunt je het haarfijn uit!

Organiseer je een fuif? Weet dan dat je op de jeugddienst gratis leeftijdbandjes kan afhalen! Bovendien hebben we een spandoek ter grootte van een werfhekken (Heras) om de bezoekers te informeren over de wetgeving. Ook dit kan je afhalen op de jeugddienst!

We vragen voor zowel de leeftijdsbandjes als het spandoek €5 waarborg. Dit krijg je terug als je de rest van de bandjes terug brengt (of de lege doos) en het spandoek terugbrengt.

Oordoppen

Sinds 1 januari 2013 gelden nieuwe geluidsnormen voor fuiven en andere muziekactiviteiten. Als organisator ben je verplicht om gratis oordoppen ter beschikking te stellen als het geluid 95dbA of hoger is. 

Lokaal Bestuur Torhout helpt je een handje: voor fuiven in de Mast kon je reeds oordoppen aanvragen bij de sportdienst (050 22 11 80), maar nu kan je dit ook voor fuiven op andere locaties, zoals bijvoorbeeld in het jeugdlokaal. Je kan hiervoor nu ook de jeugddienst contacteren (050 22 20 14)."

Je betaalt de aankoopprijs van de oordoppen (12 cent per paar). De oordoppen zitten per 20 paar verpakt. Je betaalt per geopende verpakking. Door in grote hoeveelheden aan te kopen, kunnen we de prijs zo laag houden.

 Daarnaast kan je gratis oordoppen aanvragen bij het CM-project oorgasme

De Mast

De Mast (Industrielaan 2, 8820 Torhout) is een polyvalente zaal voor sportactiviteiten, concerten, eetfestijnen... maar ook fuiven kunnen doorgaan in De Mast!

De grote zaal (42m x 25m x 7m) kan opgesplitst worden in drie delen, zodat er ook kleinere fuiven kunnen doorgaan. Je betaalt per deel dat je gebruikt. Daarnaast is er ook een bar met drankberging, een inkom, een vestiaire, een sanitair blok enzovoort.
Het dagelijks beheer van De Mast ligt in handen van de sportdienst. Zij beheren de reservaties, volgen de reglementen op en factureren.

Tip: onderaan deze pagina kan je een checklist downloaden met alle stappen die je moet doorlopen om van je fuif in De Mast een succes te maken. Een handig instrument voor elke beginnende én ervaren organisator! 

Het reglementenboekje met tarieven, het reservatieformulier en huishoudelijk reglement vind je onderaan deze pagina. Vond je nog steeds niet alle info die je zoekt over De Mast? Klik dan hier!

Affichekasten

Om jongeren te informeren over fuiven en evenementen kan gebruik gemaakt worden van de affichekasten. Op alle wijken is een affichekast aanwezig, die regelmatig geüpdatet wordt.

Wie affiches heeft, kan 10 exemplaren komen afgeven op de Jeugddienst. Wij zorgen dat ze terechtkomen. Enkel affiches van evenementen in Torhout door en voor de Torhoutse jeugd komen in aanmerking.

Evenementenborden 

Er is een reglementering voor het plaatsen van evenementenborden en banners. Je kan ook gebruikmaken van de inschuifborden die stad Torhout ter beschikking stelt. Meer informatie vind je hier. 

Flyeren

Voor vele organisatoren is flyeren een populaire promoactie. Je mag echter niet zomaar overal gaan flyeren.

Voor het flyeren aan de scholen van Sint-Rembert scholengroep moet een aanvraagformulier ingevuld worden. Ook het flyerreglement moet nageleefd worden. Meer informatie vind je via deze link.

Wil je flyeren op openbare plaatsen, tijdens evenementen en/of op markten, dien je hiervoor een aanvraag in te dienen bij het College van Burgemeester en Schepenen. Je richt een aanvraag aan het college van burgemeester en schepenen met de datum van en de locatie waar u flyers wil uitdelen. Dit kan via mail naar info@torhout.be

Meer info

Indien je nog vragen hebt, kan je ons contacteren op jeugddienst@torhout.be of 050 22 20 14.